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分からないことが分からない時の聞き方

こんにちは、シフォン人事担当です。

段々と寒くなってきて、人事担当は出勤した直後だと指がかじかんでタイピングが上手くできません。シフォンでもこたつが出て、噂のヤドンが四分の一のスペースを占領しています。

さて、今回のブログでは、「分からないことが分からない!」となったときの対処法をご紹介します。「先輩に聞きたいけど、どう聞けばいいか分からなくて困っている」という方は参考にしてみてください!

新卒で4月入社して現在12月、だんだん仕事にも慣れてきて「お客様が参加する外部の会議に君も参加して」と晴れてご指名で社外打ち合わせデビューが決まりました。
その際に、「会議の準備」を上司に頼まれたときを例に紹介していきます。

【会議の準備ってなにするの???】

今回は分かりやすくするために会議の例を挙げますが、いろんなお仕事のシチュエーションに置き換えて考えてみましょう。

上司「もうだいぶ仕事にも慣れてきたから、明日の会議では週次報告の発表側を新人君にやってもらおうかな。明日の会議、準備しておいてね」

新人「了解しました!」

~1時間後くらい~

新人「(はじめての会議……なにを準備したらいいんだろう……?)」

きっと、これが「何がわからないのかわからない」の状態です。

※「上司・出題側がその場で詳細を言うべき!
 詳細を言ってないので分からないポイントとしてはノーカンだし上司・出題側が何もかもダメだ!!!」
 という考え方もありますが、これは例として挙げているだけです。
 実際はこれよりもう少し具体的な説明があるものとして先に進みます。

シフォンで何か仕事を依頼される場合、相手が新人の方だとこれだけで投げることはしません。

~対処法~

1)会議の準備って何をするのか、まず分かっていることを箇条書きで書き出してみましょう!

困ったら検索、も有効な場合がありますが、Google検索などで「会議 やり方」などで検索しても「自分が参加する明日の会議」そのものの内容にマッチするものは一発では出てこないと思います。(仕事によって準備内容も違いますし……)

ただし、ネット検索でも一般的な会議の進め方や、リアルで対面する場合に気を付けたほうがいいことなどたくさん情報が出てくるので、見れる範囲で見てみてもよいでしょう。

「会社や業務によって違うから意味ないんじゃ……?」と思うかもしれませんが、調べて「会議で発表する」にどういう準備があるかをイメージしておく事も大事です!

分かることを並べてみたり、会議がどういうものか検索すると、下記内容のようなものが出てくると思います。

【分かる/分からないリスト】
・開催日時、場所(客先/自社/オンライン)を決める(★)
・参加者に会議の案内を出す(★)
・参加する会社・メンバーを決めておく(★)
・大まかな議題が決まっている(★)
・提出資料があれば用意する
・議題に対しての意見や方針をチーム内(上司と)相談しておく
・お客様来社や客先に行く場合は、お茶出しと名刺を出す挨拶をしなくてはいけない

こういった内容を踏まえて、「自分が何をするのか」を確認していきましょう。

今回、「★」がついているところは「明日会議をやる」ということまで決まっているのでおそらく決まっている(分かっている)ものとして、分からないのは

①提出資料があれば用意する=今回は週次報告の資料

②議題に対しての意見や方針をチーム内(上司と)相談しておく

③お客様来社や客先に行く場合は、お茶出しと名刺を出す挨拶をしなくてはいけない

この3つですね。

この1で【分かる/分からないリスト】を出した時点で半分くらいやらなくちゃいけない、または自分一人だと分からないことが出てきていますが、リスト化することでちょっとはすっきりしたのではないでしょうか。
もっとすっきりさせるために次に進みましょう。

2)過去の事例を探す

前の項目の①~③はおそらく先輩が過去やっているはずなので、前任者に聞く、また過去の会議の資料があればどういう風に情報をまとめていたか、実際見せてもらって確認してみてもいいでしょう。

チームのwikiや過去資料などがあれば、そこに書いてあるかもしれません。

3)自分が何をやるべきか想像してみる

上司さんからは「週次報告を発表して」と指示を受けているので、

①提出資料があれば用意する=今回は週次報告の資料→作る

②議題に対しての意見や方針をチーム内(上司と)相談しておく

③お客様来社や客先に行く場合は、お茶出しと名刺を出す挨拶をしなくてはいけない
→会議の場所がどこか確認しておく

※資料の作り方の是非の話をすると長くなってしまうので、ここでは割愛します。

4)上司に聞いてみる

①の資料を作った後に、資料の内容を確認してもらい、②資料の説明方針が上司さんと合意できていれば会議でしゃべる準備はOKですが、③のお茶出しや名刺交換が必要かどうかも聞いておく必要がありますね。

名刺交換やお茶出しを新人にやってもらう会社もあれば、大手などだと総務スタッフがやっていただいたりもしますが、中小の場合は自分たちでお茶出しをしたりもします。これも慣れないうちはそこそこ緊張します。

心配なら上司や先輩と相談後に、自分で手順を事前に確認しておくとよいでしょう。

2)~4)で作業・やり取りしていく中でまたわからないことも出てくるかもしれませんが、まあその場合は最初の「分からない」に比べてだいぶ「分からない」分量が小さくなっているので、先輩や上司に確認するとしても「はじめっから何も分からない」とはならず、慣れもありますが、確認の量も少なく済むようになっていくことでしょう。


※注意※
自分やることを想像して上司に報告するときは、「理由」「その後どうするか」次の行動も一緒に報告するとスムーズです!
上司や先輩はその仕事に慣れて長い人も多いので、理由を知らないと新人側が唐突な行動をとったように見えることがあります。
(新人のころの気持ちを想像しながら話してはみるものの、実際時間がたつと思い出せないこともある……と上司が言っていました。)

【まとめ】

1)分かることをリストに書き出す、ネットで調べてみる
2)社内での事例がないか探す。見つからなければ、事例がないか先輩に聞いてみる
3)自分がどこをやるか考えてみる
4)上司に考えた内容が合っているか確認

「分からないことが分からない……!」となったときは、まずは落ち着いて情報収集からやってみましょう。その場その場で先輩に聞くのは簡単ですが、何度も同じようなことを聞かれると先輩も参ってしまいます。まずは、自分で調べて考える癖をつけましょう!

困っている方は、是非参考にしてみてください。

以上、「分からないことが分からない」の対処法の紹介でした。

P.S.
一生分の「分からない」を使った気がします。 by人事

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